Uurimustööde konkursilt: Agiilse auditi kasutegur projekti efektiivsuse suurendamisel

Autor: Kaia-Liisa Raadik

Magistritöö pealkiri: Agiilse auditi kasutegur projekti efektiivsuse suurendamisel

Magistritöö lühikokkuvõte:

Suureneva nõudluse ning vähese ressursi tõttu on aina enam auditis rõhutud efektiivsuse tõstmisele. Selleks on hakatud rakendama agiilse projektijuhtimise põhimõtteid, mis vähendavad projektide kulusid ja lühendavad töövõttude perioode, kuid seejuures tõstavad nende kvaliteeti. Meetodi on hakatud kasutama nii sise- kui välisauditis.
Agiilne projektijuhtimine sai alguse tarkvaraarenduses ning nende projektides rakendatud metodoloogiat hakati kohandama ka teistes valdkondades. Agiilsel lähenemisel on neli põhitõde, mille kohaselt hinnatakse:
1. inimesi ja nendevahelist suhtlust rohkem kui protsesse ja kasutatavaid vahendeid;
2. töötavat lahendust enam kui kõikehõlmavat dokumentatsiooni;
3. koostööd kliendiga rohkem kui läbirääkimisi lepingute üle;
4. reageerimist muutunud oludele enam kui algse plaani järgimist.
Agiilne metoodika põhineb peamiselt iteratiivsel arengul, mis võimaldab töövõtu eeldustel ning lahendustel areneda meeskonna ühtsel pingutusel. Teisisõnu agiilne projektijuhtimine jagatakse lühemateks etappideks ehk sprintideks ning töid planeeritakse ühe sprindi kaupa. Alustuseks luuakse teostamist vajavate tööde loetelu ehk backlog, mis sisaldab kõiki ülesandeid, mis on vaja kogu töövõtu jooksul ära teha. Iga sprindi alguses määratakse ära antud perioodi jooksul teostamist vajavad tööd ning seatakse neile eesmärgid. Sprintide kasutamine võimaldab vähem mõelda töövõtu kavale ning selle käigus muutub planeerimine täpsemaks. Agiilse lähenemise puhul on väga olulisel kohal suhtlus, mistõttu peetakse kogu tööprotsessi käigus koosolekuid – sprindi alguses pannakse paika, mis tööd on selleks planeeritud, sprindi lõpus tehakse sellest kokkuvõte (ehk mis sai tehtud ning mis jäi veel lõpetamata) ning igapäevased lühikesed koosolekud, kus arutletakse, mis on sel päeval plaanis, mida tehti eile ning mis takistused on ilmnenud. Pidev suhtlus ja planeerimine aitab prioritiseerida tegevusi ning ollakse muudatuste korral paindlikumad.
Lõputöös selgus, et osaliselt on agiilse meetodi elemendid auditis juba kasutusel. Mitmed vastajad on kuulnud või lugenud agiilse lähenemise rakendamisest või leidsid, et neil kasutusel olev metoodika sarnaneb agiilsele juhtimisele. Selle aspekte on enda töös rakendanud nii sise- kui välisaudiitorid. Ettevõtetes on välja töötanud tööpaberid, mis lihtsustavad agiilse meetodi rakendamist ning tööplaani järgimist. Inimesed, kes on oma töös rakendanud agiilset metoodikat, leidsid, et see võimaldab neil tegeleda oluliste teemadega, paremini hinnata tekkivate olukordade mõju, tõhusamalt ning efektiivsemalt juhtida töövõtte ja olla paindlikumad muutustele ajakavas ning meeskonnas. See näitab, et agiilse meetodi elemente on võimalik auditis rakendada, kuid seejuures tuleks tähelepanu pöörata järgmistele asjaoludele:
• agiilse lähenemise põhimõtted on pigem juhendamiseks ning ettevõte peab ise neid kohandama vastavalt enda vajadustele. Näiteks agiilse projektijuhtimise puhul hinnatakse rohkem töötavat lahendust, mitte kõikehõlmav dokumentatsioon, kuid auditi töövõtu puhul on alusdokumentatsioon väga oluline;
• agiilse metoodika kasutamisele võtmisel tuleb viia läbi põhjalik koolitus, et vältida meeskonna ebapädevust. Agiilse põhimõtte mõistmine on lihtne, kuid rakendamine keeruline;
• agiilse projektijuhtimise kohandamisel auditis tuleb rõhuda meeskonnasisesele suhtlusele ning paindlikkusele. See tähendab, et kõiki liikmeid tuleb viia töövõtu arengu ning selle käigus ilmnenud asjaoludega kurssi, olenemata nende tasemest. Samuti tuleks olla avatud muutustele, mis toimuvad nii plaanis kui meeskonnas enda sees.

Töö autor on oma igapäevatöös agiilse lähenemise elemente rakendanud ning näeb, et töövõtud on seeläbi paremini juhitavamad ning läbipaistvamad. Lisaks on auditi kliente, kes leiavad, et neile sobib antud lähenemine rohkem kui tavapärane projektijuhtimine.

Magistritöö terviktekst on kättesaadav https://audiitorkogu.ee/est/2019-aasta-tood.